Взаимодействие с персональными данными бывших сотрудников
Казалось бы, работа с персональными данными сотрудника перестает вестись, как только он становится бывшим. Трудовая отдана, в личном деле соответствующая запись – что еще нужно? Нужно! И за недостаточностью правовых актов взаимоотношения работодателей с персональными данными бывших сотрудников регламентируют, как правило, суды. Вот несколько решений из судебной практики, которые помогают понять тонкости процессов.
Определение Судебной коллегии по гражданским делам Московского городского суда от 04.07.2023 № 88-13675/2023
Компания «Норникель» провела фотосессию для поощрения работников. Фото работника было публиковано на работном сайте для привлечения внимания соискателей к вакансиям. После увольнения работник потребовал запретить использование его фотографий.
Решение суда было в пользу работника, в частности, решение содержало следующие пункты:
- Сам факт добровольного участия в съемке не означает, что работник согласен на использование своих фото в имиджевых целях при размещении компанией вакансий в сети «Интернет». Участие в съемке в рабочий день и получение зарплаты за это время не считается платой работнику за позирование. Ст. 152.1 ГК РФ не применяется для обнародования и дальнейшего использования фото гражданина.
- Отношения между работником и работодателем регулируются в первую очередь Трудовым кодексом РФ.
- При передаче персональных данных работника работодатель должен соблюдать требования ст. 88 ТК РФ, в частности не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия.
Сроки хранения персональных данных
Когда речь идет о бывших сотрудниках, одним из первых встает вопрос, как долго компания имеет право хранить его данные, и ответы на этот вопрос могут быть разными.
Согласно ч. 4 ст. 21 Федерального закона № 152-ФЗ оператор обязан уничтожить персональные данные в трех основных случаях:
- По достижении целей обработки;
- При поступлении отзыва Согласия и в случае принятия по такому отзыву положительного решения;
- Отсутствуют иные основания для продолжения обработки персональных данных.
Так как в случае с работником целью обработки является исполнение трудового договора, то после прекращения трудовых отношений, работодатель, используя информацию о работнике, больше не может ссылаться на указанную выше статью.
Что же делать с персональными данными? В этот момент в силу вступает архивное законодательство. Согласно приказу Росархива от 20.12.2019 № 236, трудовые договоры служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении + данные о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации и пр. можно хранить 50 лет, если трудовой договор закончился до 2003 года и 75 лет – если после. При этом хранение документов, в том числе архивное, может осуществляться не только в бумажном, но и в электронном виде.
Такая практика широко распространилась после резонансного судебного процесса Роскомнадзора против «Аэрофлота». Роскомнадзор настаивал, что персональные данные сотрудников подлежат обязательному уничтожению через пять лет после расторжения трудового договора. «Аэрофлот» же отстоял свое право продолжать использовать данные и по истечении указанного срока, опираясь на архивное законодательство.
Иными словами, единственное, что никак нельзя проигнорировать — это письменный отзыв Согласия на использование персональных данных. В остальных случаях существующее законодательство и грамотная юридическая поддержка способны обеспечить работодателю длительное использование персональных данных бывших сотрудников без неприятных правовых последствий.
По материалам вебинара hh.ru