Персональные данные:
как работать с соискателем
Обработка персональных данных – значительная часть работы HR и предмет, часто привлекающий внимание законотворцев. Все эти процессы регулирует Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных», рассмотрим особенности его правоприменения на разных этапах так называемого жизненного цикла сотрудника: кандидат, работник и бывший работник.
До начала трудовых отношений
Единственное, что может дать HR право получать, накапливать, передавать персональные данные соискателя – добровольное согласие последнего этими данными поделиться, ведь с кандидатом еще нет ни трудового договора, ни других документов.
Юридически оформленное Согласие должно соответствовать ряду критериев, а именно быть:
- Добровольным, его нельзя, например, включить в договор затрагивающий другие аспекты.
- Информированным, т.е. субъект должен осознавать, доступ к каким данным и с какой целью он передает.
- Конкретный, для этого прописывается цель передачи данных.
- Предметным, т.е. нельзя объединить несвязанные цели.
- Однозначным, т.е. не содержать двусмысленных или неясных формулировок.
1 сентября 2025 вступил в силу Федеральный закон №156 от 24.06.2025, который к существующим признакам добровольного Согласия на передачу персональных данных законодательно закрепляет требование, выделять его в отдельный документ.
Не собирайте больше, чем нужно
В юридической практике принято делить персональные данные на общие и специальные. К первым относятся только основные сведения: ФИО субъекта, информация для его идентификации. Эти сведения, как правило, первыми бросаются в глаза в резюме. Требований к содержанию Согласия на использование общих персональных данных законодательно не закреплено, поэтому работа с ними регулируется сложившейся практикой. В Согласии достаточно указать сведения о самом субъекте и, например, контактны для связи. А вот просить паспортные данные для первого собеседования не стоит.
Если же речь идет о специальных персональных данных – не обойтись без письменного Согласия определенного содержания. Согласно Федеральному закону № 152-ФЗ в Согласие надо включить следующие пункты:
- ФИО субъекта, информация для его идентификации;
- Наименование и адрес оператора;
- Цель обработки персональных данных;
- Перечень персональных данных;
- Перечень действий с персональными данными;
- Способ обработки персональных данных;
- Наименование и адрес третьих лиц, которым данные будут передаваться: компании, ходящие в группу, метрические сервисы и пр.;
- Срок, в течение которого действует Согласие субъекта персональных данных, а также способ его отзыва;
- Подпись субъекта персональных данных.
Статья 9 Федерального закона № 152-ФЗ содержит информацию: «Согласие может быть дано в любой форме, позволяющей подтвердить факт его получения, если иное не предусмотрено Федеральным законом». То есть закон четко регламентирует содержание, но не форму Согласия, поэтому работодатели часто разрабатывают собственный документ. Самые распространенные – это бумажные и электронные формы, в обоих случаях они должны быть подписаны. Но Согласием может быть простое проставление отметки в чек-боксе на сайте или даже некие конклюдентные действия соискателя. Например, когда кандидат добровольно предоставляет документы, работодатель не должен брать дополнительное Согласие на использование данных из них.
Говоря о целях сбора данных, лучше указать не только сиюминутную, но и долгосрочную. Например, целью может быть как собеседование с целью трудоустройства, так и создание кадрового резерва, которое позволит сохранять данные кандидата гораздо дольше.
Важно подродбно расписать перечень необходимых персональных данных и действия, которые вы собираетесь с ними проводить: собирать, накапливать, передавать, хранить, систематизировать и т.д. Здесь же указывается способ обработки: автоматизированный, не автоматизированный, смешанный.
Пункт о передаче данных особенно актуален для кадровых агентств: если вы собираетесь передавать данные с целью трудоустройства, важно не только предупредить о самом факте передачи, но и зафиксировать, к кому эти данные могут попасть. Это не значит, что нужно предоставить полный перечень потенциальных работодателей, однако поставить соискателя в известность вы обязаны.
Помимо всего вышеперечисленного, важно оговорить срок, в течение которого действует полученное Согласие, и не забывать, что человек может отозвать его в любой момент.
Важно понимать, что срок, в течение которого можно использовать персональные данные, коррелируется с целями их сбора. Например, если в качестве цели вы указываете только трудоустройство соискателя, такие данные следует удалить через 30 дней после принятия решения. Если же к трудоустройству вы прибавляете создание кадрового резерва, можете хранить данные до окончания периода кадрового резерва компании, установленного в локально-нормативном акте.
Сгладить правовые углы позволит цель, сформулированная как «Подбор персонала», которая включает:
- рассмотрение возможности трудоустройства;
- направление информации, связанной с трудоустройством;
- проведение предварительного собеседования;
- включение в кадровый резерв.
То есть одна цель закрывает целый ряд действий, позволяет надолго сохранять данные соискателя, при этом звучит максимально понятно и нейтрально.
Судебная практика
Исходя и судебной практики, можно сказать, что работодатель не всегда обязан получать Согласие на обработку персональных данных с соискателя, если не просит лишних сведений.
В ряде случаев Согласие на сбор и обработку данных соискателя не требуется в виде отдельного документа, поскольку такое Согласие предполагается исходя из самого факта подачи кандидатом заявления о трудоустройстве и предоставления документов.
Определение Второго кассационного суда общей юрисдикции от 03.06.2020 № 88-2557/2020
Довод о том, что Согласие действует в период службы, при этом трудоустройства (службы) не было, не свидетельствует о незаконности согласия, поскольку в данном случае имеет место добровольное согласие кандидата на замещение вакантной должности и добровольное предоставление им документов.
Апелляционное определение Нижегородского областного суда от 10.05.2023 №33а-6356/2023
По материалам вебинара hh.ru
Продолжение следует…