Самозанятые и штатные сотрудники: почему важно их не путать
Оптимизация бюджета ложится сегодня в основу бухгалтерии многих предприятий, и как тут обойти вниманием такую значительную статью расходов, как кадры? Никак! Работодатели не оставляют попыток найти лазейки в законодательстве, чтобы получить трудовой ресурс с минимальными издержками.
Работники со скидкой
Как получить сотрудника, за которого не нужно платить налоги и делать отчисления в госфонды? Заключить договор с самозанятым! Недавнее изменение в законодательстве, присвоившее им официальный статус, открыло работодателю соблазнительную возможность получить работника, с которым не нужно вступать в трудовые отношения.
И вот вместо найма сотрудников в штат работодатели привлекают к исполнению задач т.н. самозанятых, с дохода которых вместо обычной ставки 13% отчисляется всего 6%, и никакого социального пакета, взносов, доплат и прочих отчислений, предусмотренных ТК РФ. Один нюанс – государство недополучает выплаты… На это готовы закрыть глаза все, кроме, самого государства, а следовательно, законодательство максимально сужает возможности работодателя использовать самозанятых наравне или вместо штатных сотрудников.
ФНС следит за тобой
Налоговая служба изобретает все новые способы мониторинга бизнеса. Для обнаружения недобросовестных работодателей, маскирующих трудовые отношения под контракты с самозанятыми ФНС использует специальную скоринговую систему, которая в режиме реального времени выявляет сомнительные трудовые отношения.
Система фиксирует периодичность и источники выплат в пользу самозанятых, а также взаимосвязь самозанятых с бывшими работодателями и новыми клиентами. ФНС возьмет компанию на заметку, если обнаружит:
- Продолжительность сотрудничества самозанятого с одной компанией три и более месяцев подряд;
- Сотрудничество с бывшим работодателем, хотя с момента увольнения прошло менее двух лет;
- Массовые переходы работников из одной компании в другую, но уже в статусе самозанятых;
- Подозрительный источник дохода самозанятого. Вопросы возникнут, если единственный заказчик регулярно, в течение длительного времени производит одинаковые выплаты дважды в месяц;
- Использование одного технического устройства для формирования чеков за разных исполнителей;
- Использование одной электронной почты и одного устройства для регистрации статуса самозанятого.
Чем вы рискуете?
Когда фиксируется, что самозанятый несколько месяцев подряд выполняет работу для одной и той же организации, это становится поводом провести дополнительную проверку. У компании-заказчика запросят кадровые документы и соглашения с самозанятыми, на их основе решат, действительно ли организация нелегально снижает таким образом налоговое бремя.
Если представитель налоговых органов приходит к выводу, что самозанятость служит прикрытием трудовых отношений, компании будет начислен целый ряд обязательных выплат:
- НДФЛ в размере 13% за весь период работы сотрудника;
- взносы по всем видам обязательного страхования за весь период работы;
- штрафы за несвоевременную уплату налогов и взносов, а также за заключение договора ГПХ с самозанятыми.
По статье 122 НК РФ о неуплате или неполной уплате налогов придется заплатить пени за просрочку — до 40% от невыплаченной суммы.
По статье 119 НК РФ о непредставлении расчетов по страховым взносам штраф составит 5% от неуплаченной суммы страховых взносов за каждый месяц просрочки.
На основании п. 1.2 ст. 126 НК РФ за несдачу отчетности по форме 6-НДФЛ компанию оштрафуют на 1 000 рублей за каждый месяц просрочки.
По ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ заключение договора ГПХ с самозанятым повлечет для ИП штраф в размере от 5 000 до 10 000 рублей, а для организаций – от 50 000 до 100 000 рублей.
Самозанятый не сотрудник
Итак, что можно и что нельзя поручить самозанятому в отличие от штатного сотрудника, и в чем особенность нетрудового взаимодействия заказчика и исполнителя в случае, если компания все-таки обращается к услугам самозанятых специалистов.
В законе оговаривается прямой запрет на заключение с самозанятыми договоров ГПХ Пункт 8 часть 2 ст. 6 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ запрещает заключение договора гражданско-правового характера, если самозанятый являлся сотрудником компании менее 2-х лет назад. Более подробное разъяснение признаков того, что отношения с самозанятым являются трудовыми, дано в письме ФНС от от 15.04.2022 № ЕА-4-15/4674. Вот основные признаки неправомерного сотрудничества:
- самозанятый выполняет регулярные или периодические работы определенного рода, то есть несет трудовую функцию;
- договор с самозанятым не описывает конкретный объем работ, а также конечный результат;
- договор устанавливает фиксированную оплату труда ежемесячно;
- регулярное перечисление оплаты за отработанное время, при этом выплаты не связаны со сдачей результатов работы;
- одновременное перечисление оплаты группе самозанятых;
- одинаковая сумма выплат самозанятому от месяца к месяцу;
- регулярное заключение договоров с самозанятым на год или до окончания календарного года;
- работодатель обеспечивает самозанятому условия труда;
- самозанятый выполняет работу на территории заказчика;
- обязанность самозанятого подчиняться внутреннему распорядку работодателя;
- материальная ответственность самозанятого перед заказчиком.
Безопасное сотрудничество
Итак, как же привлечь самозанятого к сотрудничеству без негативных последствий для себя? Прежде всего, следим за законодательством и исключаем то, что уже попало под запрет:
- одновременное заключение с сотрудником трудового договора и договора оказания услуг как с самозанятым.
- заключение договора с самозанятым, бывшим сотрудником компании, если с момента его увольнения не прошло двух лет.
При поиске самозанятого для выполнения тех или иных функций нельзя включать в объявления условия, характерные для трудовых отношений: «график работы», «трудовые обязанности», «оклад», «социальный пакет» и т.д.
От негативных последствия убережет грамотно составленный договор с самозанятым. Он также исключает терминологию трудовых отношений. Документ не должен содержать график работы, трудовой распорядок работодателя, не может обязывать исполнителя находиться на территории заказчика. А услуги, их объем и конечный результат, напротив, должны быть описаны максимально подробно. Кроме того, в договоре с самозанятым должно быть предусмотрено право исполнителя привлекать к работе третьих лиц.
На самозанятого нельзя заводить документы, необходимые для штатных сотрудников. Фамилия самозанятого не должна фигурировать, например, в графике отпусков, журналах регистрации посещаемости, ведомостях начисления заработной платы, договорах о материальной ответственности и т.д.
Чтобы у ФНС не возникло к вам вопросов не стоит в течение длительного периода работать только с одним исполнителем, а также препятствовать самозанятому сотрудничать с другими заказчиками.
Соблюдение описанных норм и правил избавят вашу компанию от лишних проверок, разбирательств с органами государственного контроля, а главное, помогут сберечь значительную сумму, которую не придется тратить на дополнительные выплаты и многочисленные штрафы. Грамотная работа с кадрами убережет вашу компанию от многих потрясений и сделает еще более стабильной и прибыльной.
